Exchange

Konten: Standard und Exchange

Das Rechenzentrum betreibt aus historischen Gründen zwei E-Mail-Dienste: Cyrus und Exchange. Standardmäßig erhalten Sie (als Mitarbeitende und Studierende) ein Cryus-Konto, auf dem Sie 1 GB Speicherplatz haben. Mails können Sie im Browser per Sogo abrufen oder Sie verwenden ein Mail-Programm wie Thunderbird, Outlook oder Apple Mail. 

Mitarbeitenden steht außerdem ein Exchange-Konto zu, das über 10 GB Speicherplatz verfügt. Mails können hier im Browser über "Outlook Web" oder über die Mail-Programme (Thunderbird, Outlook, Apple Mail) abgeholt werden.

Wichtig: Aufräumen!

Bevor Sie jetzt heiß werden und sich über 10 GB "Einfach so"-Speicherplatz freuen, seien Sie gewarnt: Ein Mail-Server ist kein sinnvoller Datenspeicher für Ihre Dokumente. Sofern Sie ständig an die Grenzen Ihres Speicherplatzes stoßen, sollten Sie lieber ersteinmal aufräumen. Löschen Sie alte Mails, insbesondere solche mit Anhängen. Videos, Fotos, PDFs, Word-Dokumente und Zip-Dateien fressen sehr viel Speicherplatz. Diese sollten Sie sowieso grundsätzlich in der Heibox lagern und diese nicht per Mail verschicken, da die Heibox sie unter anderem auf Computer-Viren überprüft. Auf jeden Fall sollten Sie einen Frühjahresputz auf Ihrem Mail-Konto durchführen. 

Außerdem ist die Umstellung auf Exchange nicht ganz unproblematisch. 

Auf Exchange umstellen: So geht's!

Die Umstellung auf ein Exchange-Konto ist mit einigem Aufwand verbunden, daher sollten Sie ein wenig Zeit einplanen. Gehen Sie bitte so vor: 

1. Melden Sie sich bei der IT-Abteilung des PSI und teilen Sie uns mit, dass Sie auf Exchange umstellen möchten.
2. Schlagen Sie bitte gleich einen Termin vor, zu der die Umstellung geschen soll. Die Umstellung dauert ca. 1 Stunde Zeit.
3. Der oder die EDV-Beauftragte beantragt die Umstellung. Sie können das Rechenzentrum auch direkt anschreiben, aber die werden Ihnen nur sagen, dass Sie bitte den EDV-Beauftragten ansprechen sollen. 
4. Das Rechenzentrum wird zum genannten Termin ein neues Konto für Sie erstellen und ggf. auch Ihre alten Mails umziehen. Dieser Prozess kann einige Zeit in Anspruch nehmen; währenddessen können Sie Ihre Mails nicht lesen oder welche schreiben. 
5. Nach der Umstellung müssen Sie noch eine Weiterleitung in Sogo einrichten. Dabei hilft Ihnen die IT-Abteilung des Instituts. 
6. Wichtig: Fortan dürfen Sie Sogo nicht mehr verwenden. Um Ihre Mails im Browser zu lesen, verwenden Sie zukünftig bitte "Outlook Web"; natürlich können Sie auch ein installiertes Mailprogramm verwenden (z.B. Outlook oder Thunderbird).
7. Sofern Sie vor der Umstellung bereits Thunderbird oder Outlook verwendet haben, muss der neue Mail-Server dort noch eingestellt werden. Dabei unterstützen wir Sie natürlich.

Dieser Prozess ist sehr effizient und klappt jedes mal 100% reibungslos, zwinker zwinker. Bitte beachten Sie, dass Sie während der Umstellung und den Nacharbeiten Ihre Mails und ggf. Ihr Laptop oder PC nicht verwenden können; beachten Sie dies bitte für Ihre Terminvorschläge.

Diskussion

Mit Sicherheit sind Ihnen Fälle bekannt, in denen Hochschulen, Verwaltungen, Kommunen, Landkreise, Krankenhäuser und Angelläden "gehackt" wurden und dann für eine Weile in Ihrer Handlungsfähigkeit eingeschränkt waren. In vielen, wenn nicht sogar den meisten, wenn nicht sogar allen Fällen solcher "Cyber"-Angriffe, basierte die angegriffene Infrastruktur auf den Microsoft-Technologien Active Directory, Office, Outlook und Exchange. Diese Technologien sind nicht "an sich" schlecht oder unsicher, jedoch hat sich gezeigt, dass ein sicherer Betrieb aufgrund ihrer Komplexität sehr schwierig ist. Aus diesem Grund sollte jede/r kritisch bewerten, ob er sein/ihr Mail-Konto auf Exchange umziehen möchte, da dies die Angriffsfläche für Cyber-Angriffe erhöhen kann.