Anleitung zur Benutzung der heiBOX

Einleitung

Dies ist ein Überblick über die Software heiBOX sowie eine Anleitung zur Benutzung der Software.

Die heiBOX wird durch die Organisation Seafile zur Verfügung gestellt, weshalb die Software und auch der Default-Ordner den Namen Seafile tragen.

Hintergrund

Was ist die heiBox?

Die heiBox ist eine sichere, kostenfreie Dateiablage mit 30 GB Speichervolumen für dienstliche Zwecke und steht allen Mitarbeiter/innen (inkl. Hilfskräfte) und Doktoranden/innen der Universität zur Verfügung. Sie kann zum Austausch und zur Synchronisation von Dateien auf PCs und Mobilgeräte genutzt werden und hat eine ähnliche Funktionalität wie kommerzielle Cloudspeicher-Dienste (Dropbox, Google Drive, ...).

Weiter Informationen zu heiBox finden Sie hier.

Wer kann auf meine heiBox zugreifen?

Jede/r dem ich die Berechtigung erteile, egal ob Mitarbeiter/in der Uni oder von außerhalb. Gäste werden über ihre E-Mail-Adresse berechtigt, allerdings sind private Mail-Adressen wie Gmail nicht zulässig, es muss eine dienstliche Mail-Adresse einer Uni oder Firma sein.

Was kann ich freigeben?

Einzelne Dokumente (jeder Dateityp) über einen Link - auch zeitlich begrenzt
Ordner oder Unterordner mit Lese- und/oder Schreibrecht
Direktes Editieren in der Cloud mit Vorschau-Edit-on-Cloud (Online-Ansicht und Bearbeitung ohne Download-Berechtigung) oder Preview-on-Cloud (Online-Ansicht ohne Schreib- und Download-Berechtigungen)

Was ist der Wiki-Modus?

Die heiBOX hat jetzt auch Wiki-ähnliche Funktion: Eine Anleitung zum Konvertieren einer Bibliothek in einen Wiki-Modus finden Sie hier.

Eine Bibliothek kann als Wiki angezeigt werden. Dies kann durch Konvertieren des Ansichtsmodus einer Bibliothek in einen zweispaltigen Ansichtsmodus (oder Wiki-Ansichtsmodus) aktiviert werden. Sie müssen kein Wiki erstellen, um den Inhalt einer Bibliothek auf Wiki-Weise anzuzeigen.

Wenn Sie Ihre Dokumente öffentlich sichtbar machen möchten, können Sie eine Bibliothek veröffentlichen. Die veröffentlichte Bibliothek wird in einer Wiki-ähnlichen Ansicht angezeigt.

Wie kann ich Gäste einladen?

Jede Kennung an der Universität ist schon zur heiBox berechtigt. Gäste sind also Externe ohne Zugang, diese kann man auf der Webseite von heiBOX direkt einladen. Es wird eine Mail mit einem Einmal-Passwort (genannt: Passphrase) generiert und dem Gast zugesandt. Diese/r muss sich dann selbst ein eigenes Passwort geben.

Man kann mehrere Gäste gleichzeitig hinzufügen, ohne eine Passphrase anzugeben, die eingeladenen Benutzer erhalten eine E-Mail mit einem Aktivierungs-Token, das 72 Stunden gültig ist.

Was ist mit Datensicherung?

HeiBOX zeichnet die Historie der Dokumente auf. Man kann steuern wie viele Versionen aufgehoben werden sollen, denn auch diese benötigen Platz.

Wie installiere ich heiBox?

Auf jedem Gerät im Haus ist die heiBOX-Client-Software unter dem Namen Seafile schon installiert. Diesen Client empfehlen wir zu Nutzung. Hier finden Sie auch eine Anleitung zur Insallation von Heibox.

Sie können sich für einen schnellen Zugriff ohne Client über folgende Webseite einloggen: https://heibox.uni-heidelberg.de/accounts/login/?next=/

An wen kann ich mich wenden, wenn ich weitere Fragen habe?

Mitarbeitende am Psychologischen Institut und Studierende der Psychologie können sich jederzeit an Marion Lammarsch oder an die Adresse IT-Support wenden.