Ruprecht-Karls-Universitaet Heidelberg

 Benutzung der heiBOX

Inhalt

1. Einleitung

2. Download & Installation von heiBOX

3. Einrichtung von heiBOX

4. Benutzung der heiBOX

4.1. Dateien in eine heiBOX-Bibliothek einfügen

4.2. Anlegen einer neuen Bibliothek

4.3. Löschen einer Bibliothek

4.4. Eine Bibliothek für eine andere Person freigeben

5. Umzug von Dropbox zu heiBOX


 

Einleitung

Dies ist eine Anleitung, die Sie durch die Installation von heiBOX bzw. Seafile und den Umzug Ihrer Dateien von einem bestehenden Dropbox-Konto auf Ihr heiBOX-Konto führen soll.

Über die Software heiBOX können Sie sowohl über Ihren Browser als auch über eine Client-Version Ihre Dateien Synchronisieren, Teilen und Löschen.

Die heiBOX wird durch die Organisation Seafile zur Verfügung gestellt, weshalb die Software und auch der Default-Ordner den Namen Seafile tragen.

 

 

Installation der heiBOX

  • Download von heiBOX
    Die aktuelle Version des Seafile Clients finden Sie auf der offiziellen Seite von Seafile. Wählen Sie dortbitte den entsprechenden Download-Link in der Rubrik "Desktop Syncing Clients with Shibboleth Support for University Users".:
    Download heiBOX / Seafile

  • Installation von heiBOX
    Starten Sie die heruntergeladene Datei (im Folgenden sind die Schritte unter Windows erläutert, unter Mac und Linux verläuft jedoch alles analog dazu)
  • Installieren Sie die heruntergeladene .msi-Datei. Sie können alle Einstellungen so übernehmen, wie Sie Ihnen angeboten werden.

     

    WICHTIG: Wundern Sie sich nicht, dass der Programmname "Seafile" und nicht heiBOX lautet. Die heiBOX ist nur eine Modifikation des Seafile-Clients und läuft deshalb unter dem Programmnamen Seafile.

Einrichtung der heiBOX

  • Starten Sie die installierte heiBOX
    Öffnen Sie das Programm Seafile (entweder über eine Verknüpfung oder im Startmenü über den Punkt "Start Seafile".
  • Es öffnet sich ein Fenster, das Sie fragt, wo Sie ihren heiBOX bzw. Seafile Ordner anlegen möchten. Seafile offeriert Ihnen hier einen Ordner, den Sie aber je nach belieben ändern können.
  • Nun öffnet Sich ein Fenster, das Sie bittet ein neues Konto hinzuzufügen.
    Klicken Sie im unteren linken Eck auf "Shibboleth Login".

  • Dort geben Sie bitte folgende Seafile-Serveradresse an:
    https://heibox.uni-heidelberg.de/

  • Nun öffnet sich ein Shibboleth-Verifizierungsfenster. Dort geben Sie bitte Ihre Uni-ID und das dazugehörige Passwort ein und bestätigen die Eingabe mit einem Klick auf Login


  • Ein weiteres Fenster macht Sie darauf aufmerksam, dass Seafile nun die Standardbibliothek herunterladen und ein virtuelles Laufwerk anlegen möchte, bestätigen Sie mit Ja. (Wenn Sie hier Ja auswählen, können Sie hier weiterlesen)
  • Nach dem Login öffnet sich das eigentliche Interface der heiBOX.

  • In der heiBOX werden alle Überordner als Bibliotheken bezeichnet. Zunächst haben Sie nur eine "Meine Bibliothek", neben der ein orangenes Wölkchen abgebildet ist. Dies bedeutet, dass die Daten im Moment nur in der Cloud zur Verfügung stehen, sie jedoch noch nicht auf Ihrem PC lokal gespeichert wurden.

  • Um heiBOX so einzustellen, dass "Meine Bibliothek" automatisch beim Start der Software (oder im laufenden Betrieb) synchronisiert wird, wählen Sie zunächst einmal die zu synchronisierende Bibliothek aus (per normalem Mausklick) und drücken Sie oben auf das Wolken-Icon mit dem Pfeil nach unten.

  • Nun erscheint ein Fenster "Bibliothek "Meine Bibliothek" synchronisieren", hier geben Sie den gewünschten Pfad ein, an dem der Seafile Ordner angelegt werden soll. Standardmäßig wird dieser unter C:/Users/<IHR BENUTZERNAME>/Seafile angelegt. Bestätigen Sie mit OK.

  • Nun sollte sich der Ordner in der Cloud mit Ihrem lokalen Ordner synchronisiert haben, im Seafile/heiBOX-Client steht nun neben "Meine Bibliothek" ein grünes Häkchen.

  • Die heiBOX hat nun den gesamten Inhalt von "Meine Bibliothek" auf Ihren lokalen Rechner synchronisiert. Um den Ordner zu öffnen genügt ein Doppelklick auf "Meine Bibliothek". Daraufhin öffnet sich der synchronisierte Ordner in Ihrem Explorer und Sie können nun Dateien hineinlegen bzw. Unterordner erstellen, die automatisch mit der heiBOX synchronisiert werden.

  • Wenn Sie eine neue Datei in Ihre Bibliothek laden/ändern/löschen, erscheint unten rechts (beim Mac rechts oben) eine Notification.

    Falls Sie dies stören sollte, können Sie es in den Einstellungen von heiBOX ausschalten:
    Suchen Sie das Seafile-Icon in der Taskleiste unten rechts in Windows, machen einen Rechtsklick und wählen Einstellungen aus. Im Folgenden Fenster entfernen Sie den Haken bei "Benachrichtigen, wenn Bibliotheken synchronisiert sind".

Benutzung der heiBOX


Wie füge ich neue Dateien/ Unterordner in meine vorhandene Bibliothek ein?

  • Klicken Sie doppelt auf die Bibliothek, in die Sie die Dateien ablegen wollen. Dies öffnet den lokalen Ordner. In diesen können Sie nun einfach neue Dateien bzw. Unterordner ablegen, die automatisch von heiBOX synchronisiert werden. (WICHTIG: Es wird nicht empfohlen eine neue Bibliothek anzulegen, sondern freizugebende Ordner in die bereits bestehende "Meine Bibliothek" abzulegen.)

Wie lege ich eine neue Bibliothek in heiBOX an?

Einen bestehenden Ordner in heiBOX freigeben

  • WICHTIG: Wenn Sie eine neue Bibliothek wie folgt erstellen, wird kein Extra-Ordner im Seafile-Ordner erstellt, sondern sie geben somit den zuvor gewählten Ordner für die heiBOX frei! (Er wird dadurch über die heiBOX auch über andere Geräte abrufbar.) Wie Sie einen Extra-Ordner im Seafile-Verzeichnis erstellen möchten, lesen Sie bitte hier.
  • Um eine neue Bibliothek (einen neuen Überordner in der heiBOX) anzulegen, ziehen Sie den Ordner in den Bereich "Ordner wählen oder ablegen" im heiBOX-Client.
  • Nach dem Hineinziehen öffnet sich ein Fenster, das Ihnen die Option bietet Ihre neue Bibliothek mit einem Passwort zu verschlüsseln.


Einen neuen Ordner für eine Bibliothek anlegen


  • Falls Sie möchten, dass Seafile eine neue Bibliothek im vorher ausgewählten Seafile-Ordner erstellt, öffnen Sie das Webinterface von heiBOX und klicken Sie oben mittig auf "Shibboleth". Anschließend geben Sie Ihre Uni-ID und Ihr Passwort ein.
  • Eingeloggt erstellen Sie rechts über "+ Neue Bibliothek" eine neue Bibliothek. Im erscheinenden kleinen Fenster wählen Sie den Namen der Bibliothek aus und aktivieren die Verschlüsselung.
  • Nach einem Klick auf "Absenden" ist Ihre neue Bibliothek angelegt und sollte in Ihrem heiBOX-Client (mit einem orangenen Wölkchen daneben) angezeigt werden.

  • Klicken Sie nun einmal auf die neu angelegte Bibliothek und anschließend oben auf das Wolken-Icon mit dem Pfeil nach unten, um die Bibliothek mit Ihrem lokalen Rechner zu synchronisieren.


  • Nun erscheint ein Fenster "Bibliothek "Testbibliothek" synchronisieren", hier geben Sie den gewünschten Pfad ein, an dem der Seafile Ordner angelegt werden soll. Standardmäßig wird dieser unter C:/Users/<IHR BENUTZERNAME>/Seafile angelegt. Bestätigen Sie mit OK.


Wie lösche ich eine Bibliothek?

  • Um eine Bibliothek wirklich zu löschen, rechtsklicken Sie im heiBOX-Client auf die zu löschende Bibliothek und wählen "Im Webbrowser ansehen" aus.

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    Dadurch öffnet sich das Webinterface von heiBOX. Fahren Sie nun mit Ihrem Mauszeiger über die zu löschende Bibliothek, rechts erscheint nun ein kleiner orangener Mülleimer. Wenn Sie darauf klicken werden Sie erneut gefragt, ob Sie die Bibliothek wirklich löschen wollen, bestätigen Sie dies mit Ja.

     

  • WICHTIG: Wenn Sie eine Bibliothek löschen möchten, reicht es NICHT den lokalen Ordner zu löschen, da die Dateien bzw. die Bibliothek an sich immernoch in der heiBOX-Cloud gespeichert sind.
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Eine Bibliothek für eine andere Person freigeben

  • Um eine Bibliothek für eine andere Person oder eine Gruppe von Personen freizugeben gehen Sie in den heiBOX-Client und machen einen Rechtsklick auf die freizugebende Bibliothek und wählen "Freigeben für Nutzer/in"
  • Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie den Namen (bzw. deren Uni-ID@uni-heidelberg.de) der Person und die Rechte, die diese Person für diese Bibliothek haben soll angeben können. Bestätigen Sie die Freigabe einer Bibliothek mit einem Klick auf "Freigeben" rechts oben.

    WICHTIG: Auch wenn Sie eine andere E-Mailadresse eingeben werden Sie "Freigabe erfolgreich" lesen, dennoch ist dies nicht der Fall!


Umzug von Dropbox zu heiBOX

  • Um Ihre Dateien von einer bestehenden Dropbox (oder auch Ihrem lokalen Rechner) in die heiBOX umzuziehen, empfehlen wir Ihnen Ihre neuen Bibliotheken über das Webinterface anzulegen (wie Sie das tun können, erfahren Sie hier). In diese neu angelegte Bibliothek können Sie anschließend Ihre alten Ordner und Dateien aus der Dropbox einfach verschieben.
  • Es wird empfohlen, alle arbeitsbezogenen Dokumente nur noch per heiBOX und nicht (mehr) über Dropbox mit anderen zu teilen. Des Weiteren sollten freigegebene Ordner verschlüsselt werden, um Sicherheit zu gewährleisten.

 

 
 

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Seitenbearbeiter: E-Mail
Letzte Änderung: 06.10.2016 MK