Ruprecht-Karls-Universitaet Heidelberg

Computer
Erzeugung von PDF-Dateien

Inhalt

  1. Vorbemerkung
  2. Vorgehen
    1. Ghostscript installieren
    2. Post-Script-Druckertreiber installieren
    3. Add-Ins installieren
    4. Einstellungen verändern: 
      Microsoft Word 
      Microsoft Excel 
      Microsoft PowerPoint
    5. Letzte Einstellungen als normaler Benutzer vornehmen
 
  1. Vorbemerkung 
  • Um das Erzeugen von PDF-Dateien einzurichten, muss man als Administrator angemeldet sein. 
    Vorgehen bei Windows 2000: 
    im Anmeldefenster unter Windows NT Nur Arbeitsstation anklicken und unter Login als Name Administrator und das entsprechende Kennwort eingeben; 
    anschließend auf dem lokalen Rechner mit dem eigenen Benutzernamen anmelden: dazu mit der rechten Maustaste Netzwerkumgebung anklicken, dann auf Intranetware Login gehen und seinen eigenen Benutzernamen und das Passwort eingeben 

  • Eine ausführlichere Beschreibung für die Erzeugung von PDF-Dateien für die Rechner am PI ist in der Datei GS4Word.html unter M:\admin\EDV-Gruppe\PDF-Erzeugung\GS4Word_223 zu finden. Eine allgemeine Fassung auf http://www.schmitz-huebsch.net/gs4word_de/gs4word.html

  1. Vorgehen 
  1. Ghostscript installieren    

  • Unter M:\admin\EDV-Gruppe\gsscript\ ist die Datei gs722w32.exe zu finden: diese Datei doppelt anklicken. 

  • Als Programmverzeichnis angeben: C:\Programme\Gs, außerdem bei All Users einen Haken setzen und alle weiteren Einstellungen akzeptieren.    

  • Durch Anklicken von Install wird die Datei installiert. 

  1. Post-Script-Druckertreiber installieren 

  • Unter M:\admin\EDV-Gruppe\PDF-Erzeugung ist die Datei winstger.exe zu finden: diese Datei doppelt anklicken 

  • Der Druckertreiber wird installiert als lokaler Drucker

  • Bei Anschluss: COM 4 wählen (nicht LPT1 oder COM1) 

  • Bei Bezeichnung des Druckers: Generic PostScript Printer wählen, wie vorgeschlagen 

  • Keine Konfiguration des Druckers vornehmen, auch keine Testseite ausdrucken!

  1. Add-Ins installieren 

  • Unter C:\ wird ein Ordner erstellt namens Vorlagen 

  • Dann geht man zu M:\admin\EDV-Gruppe\PDF-Erzeugung\GS4Word_223. Dort sind drei Dateien zu finden: 
    das Add-Inn für Word = GS4Word_230ger.dot 
    das Add-Inn für Excel = GS4Word_230ger.xls 
    das Add-Inn für PowerPoint = GS4Word_230ger.pps 

  • Alle drei Dateien werden in das Verzeichnis C:\Vorlagen kopiert, dann werden die im folgenden beschriebenen Einstellungen im jeweiligen Programm verändert

  1. Einstellungen verändern  
    Microsoft Word 

  • Das Programm Microsoft Word starten, beenden und erneut starten

  • Den Menüpunkt Extras - Optionen aufrufen, dann auf der Karteikarte Speicherort für Dateien beim Eintrag Autostart den Pfad C:\Vorlagen angeben 

  • Das Programm wieder beenden und zum letzten Mal starten: dadurch wird in der Menüleiste der Menüpunkt PDF erstellt  

  • Den Menüpunkt PDF aufrufen, dann auf Konfigurieren klicken 

  • Alle Einstellungen beibehalten und mit OK bestätigen 
    Achtung: Kann der Button OK nicht angeklickt werden, fehlt auf der Karteikarte Technik ein Eintrag. 

  • Die Einstellungen auf der Karteikarte Technik sollen folgendermaßen aussehen: 
    PS-Drucker: Generic Postscript Driver 
    Ghostscript: C:\Programme\gs\gs8.10\bin\gswin32c.exe 
    (bei Dateityp: Alle Dateien auswählen)  
    PDF-Betrachter: C:\Programme\Adobe\Acrobat5.0\Reader\AcroRd32.exe 
    > Einstellungen ggfs. verändern und mit OK bestätigen. 
    > Danach erneut Menüpunkt PDF aufrufen, auf Konfigurieren klicken und die Einstellungen mit OK bestätigen. 

  • Das Programm wieder beenden: 
    > mit diesen Einstellungen können nun in Word Dateien im PDF-Format erstellt werden!
     
    Microsoft Excel 

  • Das Programm Microsoft Excel starten, beenden und erneut starten

  • Den Menüpunkt Extras - Add-Ins-Manager aufrufen und dort auf Durchsuchen klicken 

  • Unter C:\Vorlagen das Add-Inn GS4Word_230ger.xls auswählen, dann vor dem Dateinamen ein Häkchen setzen und mit OK bestätigen 

  • Das Programm wieder beenden und ein letztes Mal starten, um in der Menüleiste der Menüpunkt PDF zu erstellen  

  • Den Menüpunkt PDF aufrufen, dann auf Konfigurieren klicken 

  • Alle Einstellungen beibehalten und mit OK bestätigen 

  • Das Programm wieder beenden: 
    > mit diesen Einstellungen können nun in Excel Tabellen im PDF-Format erstellt werden! 
       
    Microsoft PowerPoint 

  • Das Programm Microsoft PowerPoint starten, beenden und erneut starten    

  • Den Menüpunkt Extras - Add-Ins-Manager aufrufen, dann auf Neues hinzufügen klicken 

  • Den Pfad C:\Vorlagen und im Anschluss die Datei GS4Word_230ger.pps auswählen, vor den Dateinamen ein Häkchen setzen und mit OK bestätigen 

  • Im nächsten Fenster Makros aktivieren anklicken

  • Das Programm wieder beenden und ein letztes Mal starten, um in der Menüleiste der Menüpunkt PDF zu erstellen 

  • Den Menüpunkt PDF aufrufen, dann auf Konfigurieren klicken 

  • Alle Einstellungen beibehalten und mit OK bestätigen 

  • Das Programm wieder beenden: 
    > mit diesen Einstellungen können nun in PowerPoint Präsentationen im PDF-Format erstellt werden!
  1. Letzte Einstellungen als normaler Benutzer vornehmen 
       
    Damit man PDF-Dateien erstellen kann, muss jeder Benutzer zusätzlich einige Einstellungen modifizieren: 

  • Microsoft Word 
    In der Menüleiste PDF anklicken, Konfigurieren wählen und die Einstellungen mit OK bestätigen 

  • Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint 
    In der Menüleiste Extras - Add-Ins-Manager aufrufen, den Pfad auf C:\Vorlagen setzen, die jeweilige Datei für Excel (= GS4Word_230ger.xls) und Powerpoint (= GS4Word_230ger.pps) anklicken und mit OK bestätigen; 
    zuletzt den Menüpunkt PDF - Konfigurieren aufrufen und die Einstellungen mit OK bestätigen 

Fragen / Probleme
Wenden Sie sich bitte an Marion Lammarsch.

 

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Seitenbearbeiter: E-Mail
Letzte Änderung: 19.01.2016